Положення про відділ організаційної роботи, документування та контролю

ЗАТВЕРДЖЕНО

наказ Головного територіального

управління юстиції

у Кіровоградській області 

19.08.2016  № 204/07

 

 

ПОЛОЖЕННЯ

про відділ організаційної роботи, документування та контролю

Головного територіального управління юстиції у Кіровоградській області

 

1. Відділ організаційної роботи, документування та контролю Головного територіального управління юстиції в Кіровоградській області (далі – відділ) є структурним підрозділом Головного територіального управління юстиції в Кіровоградській області (далі – Головне територіальне управління).

2. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, актами та дорученнями Президента України, актами Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, Положенням про Головні територіальні управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 23.06.2011 № 1707/5 (зі змінами) наказами Міністерства юстиції України, дорученнями Міністра юстиції України, його заступників, наказами Головного територіального управління юстиції, а також цим Положенням.

3. Відділ підпорядковується начальнику Головного територіального управління та першому заступнику начальника Головного територіального управління відповідно до розподілу функціональних обов’язків.

4. Основними завданнями Відділу є:

4.1. участь у забезпеченні реалізації державної правової політики, сприяння розвитку системи надання правової допомоги з метою реалізації прав і свобод громадян, захисту законних інтересів фізичних та юридичних осіб в межах компетенції відділу;

4.2. забезпечення в межах визначеної компетенції відділу реалізації громадянами особистих і майнових прав;

4.3. забезпечення документообігу та контролю за виконанням документів в Головному територіальному управлінні;

4.4. здійснення, в межах повноважень, аналітичної роботи за результатами діяльності Головного територіального управління юстиції;

4.5. здійснення поточного контролю за виконанням контрольних доручень та завдань;

4.6. організація роботи з питань розгляду звернень громадян в Головному територіальному управлінні.

4.7. забезпечення доступу запитувачів до публічної інформації, розпорядником якої є Головне територіальне управління;

4.8. забезпечення упорядкування документів в архіві Головного територіального управління;

4.9. організація роботи по передачі на постійне зберігання  до Державного архіву Кіровоградської області справ постійного зберігання, відповідно до затвердженої номенклатури справ;

4.10. організація роботи Експертної комісії (далі – ЕК) Головного територіального управління;

4.11. підготовка та проведення засідань колегії Головного територіального управління, нарад та інших заходів, які проводяться начальником управління та його першим заступником;

4.12. здійснення контролю за виконанням рішень колегії Головного територіального управління, наказів, доручень і завдань Міністерства юстиції України, наказів Головного територіального управління, за розглядом звернень громадян та юридичних осіб, а також інших документів, що потребують контролю;

4.13. організація взаємодії Головного територіального управління юстиції із Кіровоградською обласною державною адміністрацією;

4.14. організація роботи з документами з грифом «Для службового користування» в Головному територіальному управлінні.

5. Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

5.1. встановлює в Головному територіальному управлінні єдиний порядок документування управлінської інформації і роботи з документами, із застосуванням сучасних автоматизованих систем, здійснює контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах Головного територіального управління;

5.2. розробляє інструкцію з діловодства Головного територіального управління, а також здійснює контролю за її виконанням;

5.3. забезпечує планування роботи Головного територіального управління юстиції, надає методичну допомогу з питань планування структурним підрозділам Головного територіального управління;

5.4. здійснює контроль за виконанням планів роботи структурними підрозділами Головного територіального управління юстиції;

5.5. забезпечує реєстрацію наказів Головного територіального управління з основної діяльності та адміністративно-господарських питань;

5.6. здійснює приймання, попередній розгляд, реєстрацію, облік та розподіл вхідних, вихідних та інших документів внутрішнього листування відповідно до Інструкції з діловодства в Головному територіальному управлінні та інших актів, що регулюють ведення діловодства;

5.7. організовує та здійснює контроль за строками виконання документів в Головному територіальному управлінні;

5.8. забезпечує належне відправлення вихідної кореспонденції відповідно до Інструкції з діловодства в Головному територіальному управлінні та інших актів;

5.9. здійснює реєстрацію та облік документів з грифом «Для службового користування» в Головному територіальному управлінні;

5.10. організовує та здійснює перевірку зберігання документів з грифом «Для службового користування» в Головному територіальному управлінні;

5.11. організовує роботу Експертної комісії Головного територіального управління, надає пропозиції на включення документів до зведених описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) Головного територіального управління та оформлення цих справ;

5.12. складає зведену номенклатуру справ Головного територіального управління та підсумковий запису до неї;

5.13. здійснює надання методичної допомоги структурним підрозділам Головного територіального управління у складанні номенклатури справ цих підрозділів та підсумкових записів до них;

5.14. організовує роботу архіву Головного територіального управління юстиції та належні умови зберігання в ньому документів, організовує роботу щодо упорядкування документів, формування справ та передачі їх до архіву Головного територіального управління на зберігання;

5.15. забезпечує підготовку, затвердження та погодження з Державним архівом Кіровоградської області зведеної номенклатури справ управління

5.16. організовує особистий прийом керівництвом Головного територіального управління, забезпечує виконання графіків особистого прийому громадян, в тому ж числі за місцем проживання та роботи громадян;

5.17. забезпечує ведення централізованої реєстрації та обліку звернень громадян, що надійшли до Головного територіального управління юстиції;

5.18. здійснює контроль за станом розгляду звернень громадян структурними підрозділами Головного територіального управління юстиції;

5.19. здійснює розгляд звернень громадян з питань, що належать до компетенції відділу;

5.20. складає звітність за результатами розгляду звернень громадян, а також проводить аналізи та узагальнення з даного напрямку роботи;

5.21. контролює виконання Головним територіальним управлінням юстиції доручень та завдань з питань розгляду звернень громадян, що надійшли від Міністерства юстиції України, обласної державної адміністрації, обласної ради, та перебувають  на контролі;

5.22. узагальнює стан роботи Головного та територіальних управлінь юстиції області щодо організації та здійснення контролю за виконанням актів та доручень;

5.23. проводить навчання (семінарські заняття, стажування) працівників апарату Головного територіального управління з питань, що належать до повноважень відділу;

5.24. організовує роботу колегії Головного територіального управління відповідно до Положення про колегію Головного територіального управління юстиції в Кіровоградській області;

5.25. готує матеріали на розгляд колегії Головного територіального управління з питань, віднесених до компетенції відділу;

5.26. контролює виконання Головним територіальним управлінням юстиції доручень та завдань Міністерства юстиції України, обласної державної адміністрації, обласної ради, що знаходяться на контролі.

6. Відділ з метою організації своєї діяльності:

6.1. бере участь в організації роботи з підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації кадрів Відділу;

6.2. забезпечує здійснення заходів щодо запобігання корупції і контроль за їх здійсненням;

6.3. забезпечує у межах своїх повноважень захист інформації з обмеженим доступом. 

7. Відділ має право:

7.1 залучати до виконання завдань, покладених на Відділ, участі у вивченні окремих питань вчених і фахівців, спеціалістів органів виконавчої влади, підприємств, установ, організацій (за погодженням з їх керівниками), представників інститутів громадянського суспільства;

7.2. одержувати в установленому законодавством порядку інформацію, документи і матеріали від структурних підрозділів Головного територіального управління юстиції, державних органів та органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій усіх форм власності та їх посадових осіб;

7.3. скликати наради, ініціювати питання про утворення (скликання) консультативних, дорадчих та інших допоміжних органів і служб (рад, комісій, колегій, робочих груп тощо) для сприяння здійсненню покладених на Відділ завдань;

7.4. вимагати від працівників апарату Головного територіального управління своєчасного та якісного виконання документів;

7.5. користуватися відповідними інформаційними базами даних державних органів. 

8. Відділ під час виконання покладених на нього завдань взаємодіє з іншими структурними підрозділами Головного територіального управління юстиції, органами виконавчої влади Автономної Республіки Крим, місцевими державними адміністраціями, органами місцевого самоврядування, а також підприємствами, установами, організаціями на території відповідної адміністративно-територіальної одиниці.

9. Керівництво відділу:

9.1. відділ очолює начальник, який призначається та звільняється з посади начальником Головного територіального управління;

9.2. на посаду начальника відділу може бути призначена повнолітня особа, яка є громадянином України, має ступень вищої освіти не нижче магістра,0, а також має досвід роботи на посадах державної служби категорій "Б" чи "В" або досвід служби в органах місцевого самоврядування, або досвід роботи на керівних посадах підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності не менше двох років, а також  вільно володіє державною мовою;

9.3. начальник відділу:

- забезпечує виконання доручень Міністра юстиції України, заступників міністра, начальника Головного територіального управління та його заступників, а також організовує, спрямовує та контролює роботу відділу відповідно до цього Положення, планів роботи, заходів та доручень;

- вносить пропозиції та погоджує кандидатури на призначення та звільнення з посад спеціалістів відділу;

- розробляє посадові інструкції працівників відділу, розподіляє між ними обов’язки та визначає їх повноваження і ступінь відповідальності;

- забезпечує дотримання трудової та виконавської дисципліни працівниками відділу, готує пропозиції стосовно їх заохочення, а в разі необхідності, притягнення винних до дисциплінарної відповідальності;

- проводить оперативні наради з питань, що пов’язані з діяльністю відділу;

- координує роботу відділу з іншими структурними підрозділами Головного територіального управління з питань, що віднесені до компетенції відділу;

- звітує перед начальником Головного територіального управління про виконання покладених на відділ завдань та планів роботи;

- організовує розгляд та виконання документів, які надходять до відділу;

- організовує роботу щодо первинного розгляду звернень громадян та юридичних осіб, доручень Міністерства юстиції України та іншої кореспонденції, що реєструється у відділі;

- здійснює інші повноваження відповідно до законодавства;

9.4. На час відсутності начальника відділу його обов’язки виконує уповноважена особа за наказом Головного територіального управління.

10. Організація роботи відділу:

10.1. відділ здійснює свою діяльність відповідно до планів роботи Головного територіального управління, затверджених належним чином;

10.2. державні службовці, інші працівники Відділу призначаються на посади та звільняються з посад начальником Головного територіального управління юстиції за поданням начальника Відділу;

10.3. працівники відділу здійснюють свої повноваження відповідно до посадових інструкцій, затверджених начальником Головного територіального управління, які розроблено згідно з цим Положення;

10.4. посадові особи Відділу за невиконання чи неналежне виконання покладених на них обов’язків несуть відповідальність згідно з чинним законодавством України.

 

Начальник  відділу організаційної

роботи, документування та контролю

Головного територіального управління

юстиції у Кіровоградській області                                                                     Л.В.Яковлєва