Основні завдання та функції

Основні завдання:

  • участь у забезпеченні реалізації державної політики у сфері державної реєстрації актів цивільного стану;
  • організація роботи з проведення державної реєстрації актів цивільного стану;
  • організаційне і методичне забезпечення та координація діяльності Відділів, виконавчих комітетів сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад з питань державної реєстрації актів цивільного стану;
  • контроль за діяльністю виконавчих комітетів сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад у сфері державної реєстрації актів цивільного стану;
  • контроль за діяльністю Відділів;
  • повторна видача свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, розгляд питань щодо внесення змін до актових записів цивільного стану, а також їх анулювання;
  • збереження архівного фонду органів державної реєстрації актів цивільного стану області;
  • формування Державного реєстру актів цивільного стану громадян.

 

Основні функції:

  • організовує проведення Відділами державної реєстрації актів цивільного стану та виконання ними інших повноважень, визначених законодавством;
  • контролює діяльність Відділів та додержання ними законодавства у сфері державної реєстрації актів цивільного стану, перевіряє його роботу;
  • перевіряє дотримання законодавства виконавчими комітетами сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад при проведенні державної реєстрації актів цивільного стану;
  • вивчає та узагальнює практику застосування законодавства з питань державної реєстрації актів цивільного стану, розробляє пропозиції для удосконалення законодавства та внесення їх на розгляд Міністерства юстиції України.
  • надає практичну та методичну допомогу Відділу, а також виконавчим комітетам сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад з питань державної реєстрації актів цивільного стану;
  • здійснює заходи по підвищенню ефективності роботи Відділу, виконавчих комітетів сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад з питань державної реєстрації актів цивільного стану;
  • в установленому порядку організовує ведення звітності та складання відповідних її форм Відділом та виконавчими комітетами сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад з питань державної реєстрації актів цивільного стану, а також безпосередньо веде звітність у порядку, передбаченому Інструкцією про ведення звітності відділами державної реєстрації актів цивільного стану, затвердженою наказом Міністерства юстиції України від 24 січня 2013 року № 169/5, зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 29 січня 2013 року за № 189/22721, та складає звіти про витрачання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану;
  • забезпечує ведення та формування Відділом Державного реєстру актів цивільного стану громадян відповідно до Порядку ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян (далі Реєстр), затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22.08.2007  № 1064, та безпосередньо  вносить до Державного реєстру актів цивільного стану громадян (далі - Реєстр) відомості про народження фізичної особи та її походження, усиновлення, позбавлення та поновлення батьківських прав, шлюб, розірвання шлюбу, зміну імені, смерть, а також про внесення змін, поновлення та анулювання актових записів цивільного стану;
  • забезпечує формування та подання Відділом органам ведення Державного реєстру виборців відомостей, передбачених Законом України «Про Державний реєстр виборців», та постійну взаємодію і співпрацю з регіональними органами адміністрування та органами ведення Державного реєстру виборців;
  • забезпечує належне зберігання та оформлення Відділом книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг та іншої документації, пов’язаної з державною реєстрацією актів цивільного стану, їх облік, а також зберігає другі примірники актових записів цивільного стану, веде в установленому порядку облік книг державної реєстрації актів цивільного стану і метричних книг; передає книги державної реєстрації актів цивільного стану і метричні книги на архівне зберігання відповідно до законодавства;
  • забезпечує Відділи бланками свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, їх належний облік та зберігання;
  • забезпечує надання Відділом платних послуг та безпосередньо надає їх відповідно до законодавства;
  • надає відомості, необхідні для проведення розрахунків та затвердження Головним територіальним управлінням юстиції у Кіровоградській області розмірів плати за платні послуги, які можуть надаватися відповідно до законодавства;
  • видає повторно свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану, витяги з Реєстру у порядку, передбаченому законодавством;
  • розглядає матеріали справ Відділу про анулювання поновлених та повторно складених актових записів цивільного стану та складає відповідні висновки з цього питання;
  • подає інформацію про неповернені при анулюванні актових записів цивільного стану свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану  для розміщення на офіційному веб-сайті Міністерства юстиції України;
  • розглядає матеріали справ про внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання Відділу іншого регіону та складає мотивований висновок про їх відповідність законодавству;
  • продовжує відповідно до законодавства строк розгляду Відділами заяв про внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання;
  • вносить зміни до актових записів цивільного стану;
  • здійснює звірку відповідності підпису посадової особи та відбитка печатки Відділу, проставлених на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану, зразкам наявних у справах, та засвідчує їх для консульської легалізації;
  • приймає для проставлення апостиля документи, що видаються органами юстиції та судами, а також документи, що оформляються нотаріусами України, та видає їх з проставленим апостилем використовуючи печатку №144;
  • приймає та обробляє заяви у сфері державної реєстрації актів цивільного стану через мережу Інтернет з використанням Веб-порталу «Звернення у сфері державної реєстрації актів цивільного стану» та через автоматизовану систему «Он-лайн будинок юстиції»;
  • розглядає заяви, скарги, пропозиції від громадян, органів влади, підприємств, установ, установ та організацій з питань, що належать до його компетенції;
  • надає в установленому порядку інформацію за запитами на публічну інформацію фізичних та юридичних осіб, а також за запитами адвокатів, оформленими відповідно до законодавства, з питань, що належать до його компетенції, аналізує стан цієї роботи;
  • веде прийом громадян з питань, що належить до компетенції Відділу.
  • забезпечує виконання Відділом та безпосередньо виконує міжнародні договори про правову допомогу та правові відносини у цивільних та сімейних справах, згода на обов’язковість яких надана Верховною Радою України, в частині витребування документів про державну реєстрацію актів цивільного стану та виконання прохань про надання правової допомоги з питань, які належать до компетенції органів державної реєстрації актів цивільного стану;
  • забезпечує Відділ документацією, яка використовується в його діяльності;
  • готує  та подає пропозиції Головному територіальному управлінню юстиції у Кіровоградській області з питань матеріально-технічного забезпечення Відділу Управління державної реєстрації та Відділу;
  • контролює реалізацію пілотних проектів, он-лайн сервісів започаткованих Міністерством юстиції України;
  • здійснює інші повноваження, передбачені законами України та іншими актами законодавства, наказами Міністерства юстиції України.